Beskrivning

Knappförklaring

Uppgifter / [Alt]+U
Fakturor / [Alt]+F
Betalning / [Alt]+B
Kundreg / [Alt]+K
Kundlista / [Alt+L
Kundtyper / [Alt]+T
Obetalda / [Alt]+O
Reskontra / [Alt]+R
Etiketter / [Alt]+E

ALLMÄNT

Denna databas hanterar på ett enkelt sätt fakturor, inbetalningar och
kundreskontra för en eller flera föreningar. Utskrift kan ske av fakturor,
kundlistor, etiketter och reskontra.

Registret är byggt på en MsAccess-databas, det betyder att du
måste ha Access på din dator, version 2000 eller 2003.

ARBETSGÅNG

Upplägg
Börja med att under knappen Uppgifter lägga upp minst en förening.
(Om du vill kan du bara ändra testföreningens uppgifter till dina egna värden
samt ta bort testfakturan, se nedan om borttag av poster.)
Mata in de uppgifter du vill ha på fakturan samt sätt ett startnummer för
fakturanummerserien. Första fakturan får det inmatade numret +1.
Välj sedan i huvudmenyn den förening du vill jobba med.

Kunder
Lägg sedan upp de kunder du vill fakturera i kundregistret. Lägg också
upp de kundkategorier du vill knyta kunderna till så är det lätt att sedan
få en översikt över vilka kunder man har.

Fakturering
Fakturera sedan i fakturaformuläret de fakturor du ska göra. Du kan
skriva ut aktuell post eller fakturor i serie. Kom ihåg att godkänna varje
faktura annars går det inte att lägga till fler fakturor.

Inbetalningar
När inbetalningar kommer kan du notera dessa i betalningsformuläret.

Listor
Du kan när som helst ta ut listor över kunder, sorterat på namn eller
kundtyp, kundetiketter, reskontralista total eller obetalda.

Borttagning av poster
För att ta bort poster så markerar du den högra grå listen på posten
i något formulär där posten visas. Tryck sedan på Delete-knappen.

Observera vid borttag av:
Kunder: Fakturor till den kunden måste tas bort först.
Föreningar: Fakturor på den föreningen måste tas bort förts.
Fakturor: Tillhörande fakturarader och betalningar tas bort automatiskt.

UPPGIFTER

Inmatning av fakturauppgifter.

Här inmatas uppgifter om föreningen eller föreningarna som ska skrivas ut
på fakturan. Observera dessa fält:
Föreningsnr: Måste vara unikt i registret.
Senaste fakt.nr: Standardvärde vid ny post är "0" vilket innebär att den första
fakturan får nummer 1. Kan ändras till valfritt nummer, även sedan man har
kört en tid. Numret är dock unikt i registret så om du har flera föreningar,
se till att ha ett ordentligt intervall mellan fakturanummerserierna så att de inte krockar.

Här lägger du också upp referensnamn som ska komma upp som:
"Vår referens" vid fakturainmatning. Se bild nedan.

Efter att du är klar med inmatningen, stäng fomuläret och välj sedan den
förening du ska jobba med i listboxen i huvudmenyn.

Referenslista till fakturor.

Referenslista

Tillbaka till topp.

FAKTUROR

Fakturainmatningsbild.

Här matas fakturor in, vid öppning kommer du till en ny tom post och
markören ställer sig i kundlistboxen. Arbetsgång:

1. Välj kund så här: Skriv den eller de första bokstäverna i namnet
eller klicka på listpilen och välj i listan.

2. Faktdatum: Förvalt är dagens datum, kan ändras vid behov.

3. Betvillkor: Förvalt är 30 dar, kan ändras.

4. Vår ref: Skriv den eller de första bokstäverna i namnet
eller klicka på listpilen och välj i listan, eller skriv annat namn.

5. Er ref: Förvalt är kontaktperson hos kunden, kan ändras.

6. Spec: Skriv fakturarader och belopp, max 12 rader per faktura.

7. Godkänn: Efter du är klar med inmatningen tryck [Ctrl]+[Tab] för att
    komma till Godkänn-knappen, tryck mellanslag för att godkänna, du
    kan förstås också klicka direkt med musen på godkännknappen.
    Godkänd innebär: Du kan inte ändra kund på den fakturan, du kan
    dock ändra fakturarader och andra uppgifter samt att fakturanr räknas
    upp vilket innebär att innan du godkänt pågående faktura kan du ej
    lägga till fler fakturor.

Fakturaöverdel
Fakturablankett, huvud.
Fakturanederdel
Fakturablankett, fot.
Tillbaka till topp.

BETALNINGAR

Inbetalningsformulär.

I denna bild matas betalningar in. Vid öppning kommer du till sökfält
för fakturanr. Ange faktnr och notera sedan datum, bet.sätt och belopp.
Till höger i bilden ser du fakturauppgifterna.

Tillbaka till topp.

KUNDREGISTER

Kundregister.

Här läggs kunder till samt redigeras. Du kan också se fakturerat eller
beställa en komplett reskontra över visad kund med fakturarader och
betalningsdatum. I kundtyper kan du koppla kunden till valfria kategorier
som du lägger upp i "Visa kundtyper". Dessa är generella och kan
användas av alla kunder.

Kundkategorier:

Kundkategorier, inmatning.

Fakturalista för visad kund: